Lorsqu’en début 2020, nous nous sommes tous retrouvés en télétravail, nous avions alors compilé certaines astuces pour travailler à domicile pour vous aider à vous adapter à ce nouvel environnement. C’était il y a presqu’un an ! Aujourd’hui, nous avons convié Enoch Chow, responsable des technologies de conception chez Rivian, pour qu’il puisse partager ses astuces de collaboration virtuelle pour que vous puissiez rester connecté avec vos collègues et clients et travailler plus efficacement.
Comment améliorer la collaboration à distance ?
En 2020, nous avons tous été témoins du plus grand essor du télétravail de l’histoire moderne (42 % de la population active des États-Unis travaille désormais depuis la maison).
Dès lors, les entreprises, mais surtout leurs employés, ont dû faire preuve d’une incroyable résilience et flexibilité en assurant la poursuite de leurs activités durant cette période peu ordinaire. Maintenant que cette phrase de transition est pratiquement arrivée à son terme, il est peut-être temps de prendre du recul et de réfléchir sur la façon d’améliorer la collaboration virtuelle.
Voici quelques 5 astuces pour une meilleure collaboration virtuelle pour vous et votre équipe :
Astuce 1 : cherchez à utiliser une seule source de vérité (SSOT ou single source of truth)
Alors que la plupart des entreprises continuent à appliquer une politique de télétravail ou un modèle hybride, les employés ont facilement tendance à créer plusieurs versions locales du même fichier, que ce soit un modèle BIM ou un document Word.
Et une configuration réseau de piètre qualité ou une connexion VPN peu stable ne font qu’amplifier le problème. En l’absence d’un accès fiable aux fichiers, les utilisateurs ont tendance à enregistrer des copies en local et à donc dupliquer les informations, créant le plus souvent plusieurs versions.
Et la multiplication des plateformes de communication comme les e-mails ou les messageries instantanées ne font que renforcer le problème. Il n’est pas rare de voir plusieurs versions du même fichier dans un même e-mail ou fil de conversation. Les utilisateurs ont donc toutes les difficultés du monde à savoir quelle est la bonne version !
Privilégiez des solutions de stockage dans le Cloud couvrant de nombreux types de fichiers, le cas échéant. Évitez les échanges constants de fichiers en pièces jointes, que ce soit pour des raisons de sécurité ou de contrôle de version. Privilégiez plutôt l’envoi de liens aux personnes concernées pour que tout le monde dispose d’une seule et même version. Pourquoi ne pas également créer une base de connaissances de type Intranet ou Wiki ? Ces plateformes permettent de mieux communiquer en matière de règles, processus et flux de travail et facilitent en outre la distribution des informations internes.
Voici quelques exemples de plateformes payantes disponibles (sans classement particulier) :
- PDF : Bluebeam Session
- Traitement de texte : Microsoft Office 365, Dropbox Paper, Google Docs
- Tableur : Microsoft Office 365, Smartsheet, Google Sheets
- Gestion de projet : Trello, Airtable, Monday.com
- Rendu en temps réel : Enscape
- Stockage dans le Cloud : Amazon AWS, Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft Sharepoint
- Intranet : Microsoft Sharepoint, Mighty Networks
Exemple de tableau de gestion de projet Trello à utiliser pour vous aider à gérer vos projets
Astuce 2 : encadrez la communication
Il existe actuellement de nombreux outils de communication à votre disposition et de nombreux secteurs les ont déjà adoptés. Chaque outil remplit une fonction précise, mais sans un cadre clair, vous risquez de perdre des informations et de ne pas prendre les bonnes décisions au bon moment.
N’oubliez pas : en fonction de votre pays ou de votre état, les communications électroniques, y compris les messageries instantanées, ont une valeur juridique. En gardant toutes ces informations à l’esprit, les entreprises doivent définir clairement quel outil et pour quel contexte, afin que tous les employés disposent d’un cadre clair pour savoir quand et comment utiliser ces outils.
Voici quelques suggestions en matière de communication :
E-mail : documentation officielle des décisions prises
Messagerie instantanée : recherche d’informations, communication en temps réel
Réunion virtuelle : collaboration en temps réel, présentation à un groupe
Voici quelques bonnes pratiques :
- Documentez systématiquement les décisions sous forme de notes de réunion et distribuez-les aux participants.
- Partez du principe que toutes les conversations de messagerie instantanée sont enregistrées quelque part sur un serveur même si votre application en local n’en conserve pas forcement l’intégralité.
- Une réunion, ce n’est pas le moment de produire ou de réaliser un travail car le temps de chacun est précieux ! Une réunion doit comporter un objet et un but clairement définis. En résumé, pas d’agenda, pas de réunion !
Dans Microsoft Teams, vous pouvez facilement partager les fichiers, les notes et les enregistrements de chaque réunion.
Astuce 3 : exploitez les outils de collaboration en temps réel
Le secteur AEC repose principalement sur la communication visuelle. Un simple rouleau de papier à dessin ou un tableau blanc où l’on peut communiquer ses intentions visuellement et à l’instant T est parfois plus efficace que d’échanger une dizaine d’e-mails.
Avec l’arrivée de la collaboration virtuelle, il existe plusieurs solutions comme Miro ou d’autres plateformes de « tableau blanc » qui permettent de partager du contenu, de dessiner, d’ajouter des notes ou de visualiser des idées en temps réel.
En parlant d’outil de collaboration en temps réel, Enscape est un outil de visualisation en temps réel fantastique dans lequel vous n’avez pas à exporter vos fichiers et vous évitez ainsi de multiplier les versions. Notre équipe de développement y a également ajouté une fonctionnalité d’annotations en collaboration compatible avec BIM Track. Cette fonction de collaboration architecturale permet de noter les questions relatives à un projet dans une capture d’écran, ce qui permet de faire avancer le projet et accélère son exécution.
Amélioration de la conception collaborative : vous pouvez créer et suivre vos questions dans vos modèles de projet d’architecture avec Enscape.
Astuce 4 : libérez-vous des contraintes matérielles !
Avec un personnel en télétravail, une entreprise doit considérer le fait de s’affranchir des contraintes matérielles. Avec le passage aux logiciels dans le Cloud et la popularité des applications Web, beaucoup utilisent un ordinateur portable ou un appareil mobile.
Il faut donc réévaluer en profondeur ces défis de production : facilité d’accès, gestion de la taille des fichiers, formats et conditions requises pour leur traitement. Les applications Web comme Office 365, Google Suite et autres solutions de stockage sur le Cloud ont résolu en grande partie cette question car elles comportent le plus souvent des applications intégrées pour la plupart des appareils mobiles. Cependant, lorsqu’une entreprise fait le choix de stocker ses fichiers sur un serveur local, les accès depuis un appareil mobile peuvent poser des problèmes.
Elle doit également anticiper de plus grandes disparités de matériel car les employés seront également amenés à utiliser leurs appareils personnels. Il va falloir porter une attention toute particulière à la sécurité des appareils et à l’évaluation des logiciels : une authentification à 2 facteurs est vivement conseillée pour prévenir tout accès malveillant aux infrastructures de l’entreprise comme le vol de matériel ou les e-mails de phishing/hameçonnage.
Quant à l’évaluation des logiciels, tenez en compte que plus vous avez de systèmes d’exploitation, plus les coûts seront importants car certains créateurs de logiciel ont des politiques de gestion de licence différentes pour chaque SE. Lorsqu’un logiciel est uniquement disponible sur Windows, d’autres dépenses sont peut-être à prévoir comme l’achat, la configuration et la maintenance de licences de machine virtuelle.
Astuce 5 : éloignez-vous de vos écrans et prenez du temps pour vous !
Désormais, nous travaillons la plupart du temps de façon virtuelle, que ce soit pour les réunions ou la production. Il est donc d’autant plus important de tenir compte de la fatigue visuelle. Voici quelques conseils pour ménager vos yeux :
- Décrochez de temps en temps de votre écran. Pour ce faire, apprenez-en plus sur la règle 20-20-20.
- Étirez-vous régulièrement.
- Accordez-vous de temps à autre une petite balade. Un simple promenade de 15 minutes peut faire toute la différence.
- Prenez soin de la disposition de votre bureau chez vous. Si vous adoptez une mauvaise posture au bureau, votre corps vous le fera payer tôt ou tard.
- Etablissez des routines qui marquent le début et la fin de votre journée de travail.
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Résistez à la tentation d’être en permanence disponible pour le travail, surtout à l’heure actuelle où les frontières entre travail et vie personnelle deviennent floues. Faites en sorte que vos collègues et votre responsable connaissent et respectent ces limites.
Et comme 2021 restera certainement une année de télétravail, c’est peut-être le bon moment pour réfléchir à vos flux de collaboration virtuelle. J’espère que ces quelques astuces vous permettront de poursuivre cette année sous les meilleurs auspices et cette période peu ordinaire.
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